Perguntas Frequentes

Em 11/05/21 14:49 Atualizada em 26/05/21 10:20

1 - O que é o SEI?

R: O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma das três grandes ações do Processo Eletrônico Nacional (PEN), cujo objetivo é construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. 

O SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho.

2 - O que é Processo Eletrônico Nacional?

R: O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. O PEN introduz práticas inovadoras no setor público – elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real. 

3 - Por que a UFG adota o SEI?

R: Em atendimento ao Decreto nº 8539 de 08 de outubro de 2015 que dispõe sobre o uso de ambiente eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos da administração pública federal, direta, autárquica e funcional. 

O SEI foi escolhido pela administração superior da UFG, em 2016, a partir da atuação de grupo de trabalho que estudou sobre sistemas disponíveis, realizou seminário com outras universidades que aderiram ao SEI e realizou estudo de impacto para a implantação do SEI. 

4 - O que são os módulos do SEI?

R: Módulos são grupos de componentes de software que são acoplados ao sistema principal e executam tarefas específicas dentro da aplicação.

5 - O que são documentos nato-digitais e digitalizados?

R:  Documento nato-digital é todo aquele produzido originalmente em ambiente eletrônico

Ex: um histórico acadêmico gerado em sistema de graduação e baixado em formato pdf para ser anexado no SEI é documento nato-digital.

Documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital.

Ex: certificado de participação em evento emitido originalmente em papel. 

6 - O que são documentos internos e externos?

R:  Documento interno é aquele produzido no próprio SEI. Documento externo é aquele produzido em outro sistema (SIGAA, por exemplo) cuja inserção será feita no SEI ou documentos digitalizados e inseridos no SEI.

7 - O que são usuários internos e externos?

R: Usuários internos são os servidores efetivos com vínculo ativo com a UFG, colaboradores, terceirizados, bolsistas e estagiários. 

Usuários externos são os demais usuários que não acessam diretamente o sistema, mas podem, após cadastro e concessão de permissão, visualizar e assinar documentos por intermédio dos usuários internos. São esses: estudantes, pensionistas, aposentados, representantes legais de empresas, etc. 

8 - O que é acesso externo?

R: Acesso externo é uma funcionalidade do sistema que permite o acesso a um processo. O acesso externo é dado por um período determinado indicado pelo servidor.

9 - Como assinar um documento?

R:  Após produzir um documento é possível assiná-lo eletronicamente clicando no ícone “assinar documento”. A assinatura é feita com login e senha para o caso de servidores e colaboradores.

Para os usuários externos a assinatura é feita com e-mail de cadastro e senha.

10 - Como acessar o SEI?

R: Os servidores acessam diretamente o sistema com login único e senha (mesma do portal UFGNET). O acesso ao SEI pode ser feito diretamente pelo endereço www.sei.ufg.br ou acessando o portal do Cidarq na aba SEI > Ambientes SEI > Escolher o ambiente desejado. Usuários externos acessam ambiente próprio e visualizam apenas documentos e processos permitidos por servidores. Para acessar, devem entrar no portal Cidarq e clicar no ícone Usuário Externo, seguindo os passos anteriores. O acesso é feito por e-mail e senha cadastrados. (Mais sobre este assunto nos itens 24 e 25)

11 - O que é assinatura eletrônica?

R:  É a geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo. Portanto, sua senha é uma assinatura eletrônica.

12 - Como produzir documento no SEI?

R: Para produzir um documento no SEI o servidor deve iniciar um processo. Apenas com o processo iniciado é que o servidor poderá inserir documentos no processo. É necessário escolher o tipo de documento clicando no ícone “Incluir Documento".

13 - Como consultar um processo?

R: Clicando na aba ‘PESQUISA’ você busca um processo pelo número, pelo nome do interessado ou pelo número SEI de algum dos documentos do processo.

14 - Como colocar documentos por link?  

R: Para evitar a duplicação de documentos disponíveis online, na internet ou em outros processos dentro do SEI é possível colocar um hiperlink em algum documento interno em produção. Basta clicar no ícone de hiperlink disponível no editor e inserir o caminho do documento. Se for um documento do SEI basta clicar no link {SEI} e colocar o nº SEI do documento

15 - Como ficarão os processos em papel existentes na UFG?

R: Continuarão tramitando em papel até que sejam finalizados.

16 - Posso digitalizar um processo em papel para tramitar no SEI?

R: Em regra, não. A digitalização de processos em papel só pode ser feita mediante autorização pela unidade de protocolo (Cidarq), a quem compete cadastrar o processo no SEI mantendo o número original. As demandas de digitalização devem ser apresentadas ao Cidarq para avaliação.

17 - O SEI possui manuais de uso? Onde estão os manuais do SEI?

R:  Sim. Estão disponíveis na página do Centro de Informação, Documentação e Arquivo, no menu relacionado ao SEI.

18 - O que é tramitação em múltiplas unidades?

R: O SEI permite que um processo tramite em várias unidades ao mesmo tempo. A funcionalidade permite às unidade envolvidas no trâmite do processo diminui o tempo de execução de atividades diminuindo o tempo de trâmite do processo.

19 - Como me inscrever para os cursos de capacitação?

R: Há cursos à distância referentes ao SEI na Escola Virtual de Governo (EVG) da Enap. A UFG também promove eventualmente cursos presenciais, que são divulgados com antecedência aos interessados nos canais de comunicação disponíveis.

20 - Onde acompanho informações sobre o SEI?

R:  Na página do Centro de Informação, Documentação e Arquivo, no menu relacionado ao SEI.

21 - Existe ambiente de treinamento? Qual?

R: Sim, SEI Aprender. Acesso disponível na página do Centro de Informação, Documentação e Arquivo, no menu relacionado ao SEI.

22 - Ainda possuo dúvidas. Com quem posso falar?

R:  Entrar em contato com a Equipe Sei-Cidarq por GLPI (no caso de servidores da UFG) ou pelo e-mail sei@ufg.br, no caso de usuários externos. Algumas demandas relativas a erros do sistema, permissões, entre outras, serão atendidas apenas por GLPI.

23 - É feito o arquivamento de processos no SEI?

R: Não existe a opção “arquivar” para os processos digitais produzidos no SEI, deve ser utilizada a função “concluir processo”. 

24 - Como é feito o Login no SEI-UFG por usuários internos?

R: O SEI-UFG poderá ser acessado por usuários internos por meio endereço www.sei.ufg.br ou por meio do Portal Cidarq, clicando no menu “SEI” e selecionando “Ambientes SEI!” e selecionar o "ambiente interno". Ao abrir a página do sistema deverão ser informados usuário e senha utilizados para obter acesso ao Portal UFGnet.

25 - Como é feito o acesso ao SEI por usuários externos?

R: Os usuários externos ainda não habilitados no SEI-UFG deverão efetuar o cadastro (clique aqui) e encaminhar os documentos necessários à habilitação conforme as opções regulamentadas de envio. Após o recebimento da documentação e, caso esteja regular, o Cidarq liberará o acesso e notificará o usuário externo. O login no sistema será efetuado utilizando o e-mail e a senha informados no momento do cadastro. Deverá ser evitado o uso de e-mail com domínios @Hotmail e @Outlook, devido os mesmos, eventualmente, bloquearem os e-mails enviados utilizando o domínio @ufg.

26 - Esclarecimento de dúvidas com relação à orientação normativa CIDARQ Nº 03, de 27 de fevereiro de 2019