Perguntas Frequentes
1 - O que é o SEI?
R: O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma das três grandes ações do Processo Eletrônico Nacional (PEN), cujo objetivo é construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.
O SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho.
2 - O que é Processo Eletrônico Nacional?
R: O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos, objetivando a melhoria no desempenho dos processos do setor público, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. O PEN introduz práticas inovadoras no setor público – elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real.
3 - Por que a UFG adota o SEI?
R: Em atendimento ao Decreto nº 8539 de 08 de outubro de 2015 que dispõe sobre o uso de ambiente eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos da administração pública federal, direta, autárquica e funcional.
O SEI foi escolhido pela administração superior da UFG, em 2016, a partir da atuação de grupo de trabalho que estudou sobre sistemas disponíveis, realizou seminário com outras universidades que aderiram ao SEI e realizou estudo de impacto para a implantação do SEI.
4 - O que são os módulos do SEI?
R: Módulos são grupos de componentes de software que são acoplados ao sistema principal e executam tarefas específicas dentro da aplicação.
5 - O que são documentos nato-digitais e digitalizados?
R: Documento nato-digital é todo aquele produzido originalmente em ambiente eletrônico.
Ex: um histórico acadêmico gerado em sistema de graduação e baixado em formato pdf para ser anexado no SEI é documento nato-digital.
Documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital.
Ex: certificado de participação em evento emitido originalmente em papel.
6 - O que são documentos internos e externos?
R: Documento interno é aquele produzido no próprio SEI. Documento externo é aquele produzido em outro sistema (SIGAA, por exemplo) cuja inserção será feita no SEI ou documentos digitalizados e inseridos no SEI.
7 - O que são usuários internos e externos?
R: Usuários internos são os servidores efetivos com vínculo ativo com a UFG, colaboradores, terceirizados, bolsistas e estagiários.
Usuários externos são os demais usuários que não acessam diretamente o sistema, mas podem, após cadastro e concessão de permissão, visualizar e assinar documentos por intermédio dos usuários internos. São esses: estudantes, pensionistas, aposentados, representantes legais de empresas, etc.
8 - O que é acesso externo?
R: Acesso externo é uma funcionalidade do sistema que permite o acesso a um processo. O acesso externo é dado por um período determinado indicado pelo servidor.
9 - Como assinar um documento?
R: Após produzir um documento é possível assiná-lo eletronicamente clicando no ícone “assinar documento”. A assinatura é feita com login e senha para o caso de servidores e colaboradores.
Para os usuários externos a assinatura é feita com e-mail de cadastro e senha.
10 - Como acessar o SEI?
R: Os servidores acessam diretamente o sistema com login único e senha (mesma do portal UFGNET). O acesso ao SEI pode ser feito diretamente pelo endereço www.sei.ufg.br ou acessando o portal do Cidarq na aba SEI > Ambientes SEI > Escolher o ambiente desejado. Usuários externos acessam ambiente próprio e visualizam apenas documentos e processos permitidos por servidores. Para acessar, devem entrar no portal Cidarq e clicar no ícone Usuário Externo, seguindo os passos anteriores. O acesso é feito por e-mail e senha cadastrados. (Mais sobre este assunto nos itens 24 e 25)
11 - O que é assinatura eletrônica?
R: É a geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo. Portanto, sua senha é uma assinatura eletrônica.
12 - Como produzir documento no SEI?
R: Para produzir um documento no SEI o servidor deve iniciar um processo. Apenas com o processo iniciado é que o servidor poderá inserir documentos no processo. É necessário escolher o tipo de documento clicando no ícone “Incluir Documento".
13 - Como consultar um processo?
R: Clicando na aba ‘PESQUISA’ você busca um processo pelo número, pelo nome do interessado ou pelo número SEI de algum dos documentos do processo.
14 - Como colocar documentos por link?
R: Para evitar a duplicação de documentos disponíveis online, na internet ou em outros processos dentro do SEI é possível colocar um hiperlink em algum documento interno em produção. Basta clicar no ícone de hiperlink disponível no editor e inserir o caminho do documento. Se for um documento do SEI basta clicar no link {SEI} e colocar o nº SEI do documento
15 - Como ficarão os processos em papel existentes na UFG?
R: Continuarão tramitando em papel até que sejam finalizados.
16 - Posso digitalizar um processo em papel para tramitar no SEI?
R: Em regra, não. A digitalização de processos em papel só pode ser feita mediante autorização pela unidade de protocolo (Cidarq), a quem compete cadastrar o processo no SEI mantendo o número original. As demandas de digitalização devem ser apresentadas ao Cidarq para avaliação.
17 - O SEI possui manuais de uso? Onde estão os manuais do SEI?
R: Sim. Estão disponíveis na página do Centro de Informação, Documentação e Arquivo, no menu relacionado ao SEI.
18 - O que é tramitação em múltiplas unidades?
R: O SEI permite que um processo tramite em várias unidades ao mesmo tempo. A funcionalidade permite às unidade envolvidas no trâmite do processo diminui o tempo de execução de atividades diminuindo o tempo de trâmite do processo.
19 - Como me inscrever para os cursos de capacitação?
R: Há cursos à distância referentes ao SEI na Escola Virtual de Governo (EVG) da Enap. A UFG também promove eventualmente cursos presenciais, que são divulgados com antecedência aos interessados nos canais de comunicação disponíveis.
20 - Onde acompanho informações sobre o SEI?
R: Na página do Centro de Informação, Documentação e Arquivo, no menu relacionado ao SEI.
21 - Existe ambiente de treinamento? Qual?
R: Sim, SEI Aprender. Acesso disponível na página do Centro de Informação, Documentação e Arquivo, no menu relacionado ao SEI.
22 - Ainda possuo dúvidas. Com quem posso falar?
R: Entrar em contato com a Equipe Sei-Cidarq por GLPI (no caso de servidores da UFG) ou pelo e-mail sei@ufg.br, no caso de usuários externos. Algumas demandas relativas a erros do sistema, permissões, entre outras, serão atendidas apenas por GLPI.
23 - É feito o arquivamento de processos no SEI?
R: Não existe a opção “arquivar” para os processos digitais produzidos no SEI, deve ser utilizada a função “concluir processo”.
24 - Como é feito o Login no SEI-UFG por usuários internos?
R: O SEI-UFG poderá ser acessado por usuários internos por meio endereço www.sei.ufg.br ou por meio do Portal Cidarq, clicando no menu “SEI” e selecionando “Ambientes SEI!” e selecionar o "ambiente interno". Ao abrir a página do sistema deverão ser informados usuário e senha utilizados para obter acesso ao Portal UFGnet.
25 - Como é feito o acesso ao SEI por usuários externos?
R: Os usuários externos ainda não habilitados no SEI-UFG deverão efetuar o cadastro (clique aqui) e encaminhar os documentos necessários à habilitação conforme as opções regulamentadas de envio. Após o recebimento da documentação e, caso esteja regular, o Cidarq liberará o acesso e notificará o usuário externo. O login no sistema será efetuado utilizando o e-mail e a senha informados no momento do cadastro. Deverá ser evitado o uso de e-mail com domínios @Hotmail e @Outlook, devido os mesmos, eventualmente, bloquearem os e-mails enviados utilizando o domínio @ufg.