COPAD
Atribuições
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (COPAD) foi criada com base na exigência do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que determina a constituição de uma comissão permanente de avaliação de documentos em cada órgão da Administração Pública Federal. Na UFG a comissão atua desde dezembro de 2002, vinculada à Reitoria.
Possui a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito de atuação da UFG, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação de acordo com a legislação vigente.
Competências
Avaliar os documentos da UFG;
Eliminar os documentos destituídos de valor;
Preservar as informações e os documentos de valor para a UFG;
Assessorar a Administração superior quanto ao acesso das informações dos documentos;
Recomendar ações que visam agilizar a tramitação de informações e documentos na UFG.
Composição
Paulo Eduardo de Oliveira Neto (Cidarq)
Damiana Priscila de Sousa Castro (GR)
Filipe Reis Dias de Jesus (FIC)
Rosana de Moraes Borges Marques (FANUT)
Katiel Correa de Sousa Castro (Câmpus Goiás)
Luciana Pedroza (Cidarq)
Maria Teresinha Campos de Santana (Cidarq)
Portaria n. 2.302, de 13 de abril de 2023
Portaria n. 5.622, de 09 de outubro de 2023
Metodologia
Para cumprir a legislação referente a eliminação de documentos são necessárias diversas ações e, na intenção de auxiliar as unidades e órgãos, a COPAD destacou as etapas necessárias:
1º - Levantamento documental.
Responsável: Representantes das unidades e órgãos sob orientação do CIDARQ.
2º - Aplicação do instrumento de Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública e do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Instituições Federais de Ensino Superior.
Responsável: unidade ou órgão interessado.
3º - Avaliação da listagem de eliminação dos documentos.
Responsável: CIDARQ e COPAD.
4º - Aprovação da listagem de eliminação dos documentos.
Responsável: Direção das unidades e órgãos, COPAD, Reitor da UFG, Diretor-Geral do Arquivo Nacional.
5º - Eliminação dos documentos.
Responsável: representantes das unidades e órgãos sob orientação do Cidarq e da COPAD.
6º - Organização dos documentos não eliminados.
Responsável: representantes das unidades e órgãos sob orientação do CIDARQ.
Observação: o CIDARQ atenderá as solicitações de acordo com as parcerias estabelecidas com as unidades e os órgãos.
Para mais informações sobre o processo de atendimento das unidades e órgãos acesse o card "Orientação Técnica Arquivística" ou clique aqui.
Gestão de Documentos
Os documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela UFG constituem o patrimônio documental da universidade. Por isso, o tratamento técnico é essencial para a preservação das informações arquivísticas de valor histórico e probatório. A Copad, para atingir esse objetivo, se fundamenta em:
1. Políticas e normas legais de gestão de documentos;
2. Planos estratégicos de prevenção;
3. Ambiente tecnológico específico.
O cenário atual da UFG apresenta aspectos que impactam diretamente na gestão de documentos. Os diferentes sistemas de gestão em funcionamento geram uma quantidade incalculável de documentos convencionais e digitais presentes nas unidades e órgãos. Entende-se que existe uma demanda de revisão e integração de políticas e normas referentes à preservação, armazenamento e avaliação de documentos.
A cooperação entre as unidades, os órgãos e a COPAD é um meio de firmar as parceiras necessárias para padronizar os procedimentos e recursos utilizados na gestão de documentos.
Acesse o Manual de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFG.
Acesse a Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da UFG.
Documentos COPAD
Resolução CONSUNI 0041/2014 - Altera dispositivos do Anexo da Resolução CONSUNI Nº 22/2013, que aprova o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - COPAD.