Orientação sobre a classificação de documentos quanto ao nível de acesso no SEI-UFG

A Lei de Acesso à Informação (LAI) - Lei nº. 12.527/2011 - institui que as informações geridas pelo Estado são públicas e devem ser disponibilizadas à sociedade com a publicação dos atos e documentos em sites institucionais - transparência ativa - ou mediante disponibilização de informações após o recebimento de pedido de informação - transparência passiva. A LAI também prevê hipóteses de restrição de acesso às informações, baseando-se, neste caso, nas normas legalmente estabelecidas.

O artigo 31 da LAI, ao regulamentar o acesso às informações pessoais, impôs deveres de salvaguarda à Administração Pública quando informações pessoais se refiram à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas. O acesso a tais informações é considerado restrito. Existem ainda outras hipóteses estabelecidas em lei que garantem sigilo ou restrição de acesso a determinadas informações.

Reforçamos que informações sobre os cargos dos servidores públicos (Docentes e TAEs) não são abarcadas pelo artigo nº. 31 da LAI, podendo a instituição disponibilizá-los de acordo com a estratégia de transparência adotada.

Os  dados pessoais são aqueles que revelam informação sobre:

• personalidade;
• relações afetivas;
• origem racial ou étnica;
• características físicas, morais ou emocionais;
• vida familiar;
• patrimônio pessoal;
• convicções ideológicas;
• opiniões políticas;
• crenças, convicções religiosas ou filosóficas;
• estados de saúde físicos ou mentais;
• preferências sexuais ou outras análogas que afetem sua intimidade ou sua autodeterminação;

Os agentes públicos (servidores Docentes e TAEs) que tiverem acesso aos dados restritos em função do exercício de cargo ou função pública devem gerir as informações de acordo com a restrição prevista, podendo ser legalmente responsabilizados em caso de uso indevido.

Com o início do uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em 2017 na UFG, grande parte das informações tramitadas entre as unidades são registradas em processo administrativo. O SEI foi adotado como solução para atendimento do decreto nº. 8.539/2015 que estabelece a obrigatoriedade da execução de processos administrativos (Lei nº. 9.784/1999) em meio eletrônico.

Assim, o sistema tem grande demanda de publicização das informações registradas nos processos administrativos. 

Orientamos aos(às) servidores(as) que observem as informações contidas nos documentos no momento de sua inserção no SEI, tanto os documentos internos quanto os  documentos externos. O rigor na etapa de produção do documento garante o correto tratamento da informação produzida, sem prejuízos para o cidadão ou para a administração pública.

Indicar o nível de acesso de cada documento do processo.

Os documentos que contenham informações restritas devem ser classificados como restritos e uma das hipóteses de restrição a seguir deverá ser aplicada:

• Controle Interno - Restrito -  Art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180/2001 - Nenhum documento ou informação poderá ser sonegado aos servidores dos Sistemas de Contabilidade Federal e de Controle Interno, no exercício das atribuições inerentes às atividades de registros contábeis, de auditoria, fiscalização e avaliação de gestão. - Deverá guardar sigilo sobre dados e informações pertinentes a que tiver acesso em decorrência do exercício de suas funções, utilizando-os, exclusivamente, para a elaboração de pareceres e relatórios destinados à autoridade competente.
• Direito Autoral - Restrito - Art. 24, III, da Lei nº 9.610/1998 - Art. 24. São direitos morais do autor: (...) III - o de conservar a obra inédita;
• Documento Preparatório - Restrito - Art. 7º, §3º, da Lei nº 12.527/2011 - Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: [...]
  • 3º  O direito de acesso aos documentos ou às informações neles contidas utilizados como fundamento da tomada de decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo.
• Informação Pessoal - Restrito - Art. 31 da Lei nº 12.527/2011 - O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
  • As informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem.

• Informações Bancárias - Restrito - Art. 1º da Lei Complementar nº 105/2001 - Art. 1º As instituições financeiras conservarão sigilo em suas operações ativas e passivas e serviços prestados.
• Informações Privilegiadas de Sociedades Anônimas - Restrito -  Art. 155, § 2º, da Lei nº 6.404/1976 - Art. 155. O administrador deve servir com lealdade à companhia e manter reserva sobre os seus negócios, sendo-lhe vedado: § 2º O administrador deve zelar para  que a violação do disposto no § 1º não possa ocorrer através de subordinados ou terceiros de sua confiança.
• Interceptação de Comunicações Telefônicas - Restrito - Art. 8º, caput, da Lei nº 9.296/1996 - Art. 8º A interceptação de comunicação telefônica, de qualquer natureza, ocorrerá em autos apartados, apensados aos autos do inquérito policial ou do processo criminal, preservando-se o sigilo das diligências, gravações e transcrições respectivas.
• Investigação de Responsabilidade de Servidor - Restrito - Art. 150 da Lei nº 8.112/1990 - Art. 150. A Comissão exercerá suas atividades com independência e imparcialidade, assegurando o sigilo necessário à elucidação do fato ou exigido pelo interesse da administração. Parágrafo único.  As reuniões e as audiências das comissões terão caráter reservado.
• Investigação ou prevenção de infrações - Sigiloso - Inciso VIII do Art. 23 da Lei nº 12.527 - Atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações.
• Livros e Registros Contábeis Empresariais - Restrito - Art. 1.190 do Código Civil - Art. 1.190. Ressalvados os casos previstos em lei, nenhuma autoridade, juiz ou tribunal, sob qualquer pretexto, poderá fazer ou ordenar diligências para verificar se o empresário ou a sociedade empresária observam, ou não, em seus livros e fichas, as formalidades prescritas em lei.
• Proteção da Propriedade Intelectual de Software - Restrito  - Art. 2º da Lei nº 9.609/1998 - Art. 2º O regime de proteção à propriedade intelectual de programa de computador é o conferido às obras literárias pela legislação de direitos autorais e conexos vigentes no País, observado o disposto nesta Lei.
• Protocolo - Pendente Análise de Restrição de Acesso - Restrito - Art. 6º, III, da Lei nº 12.527/2011 - Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: [...] III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
• Segredo de Justiça no Processo Civil - Restrito - Art. 189 do Código de Processo Civil - Art. 189. ... tramitam em segredo de justiça os processos: em que o exija o interesse público ou social; versem sobre casamento, separação de corpos, divórcio, separação, união estável, filiação, alimentos e guarda de crianças e adolescentes; em que constem dados protegidos pelo direito constitucional à intimidade; que versem sobre arbitragem, inclusive sobre cumprimento de carta arbitral, desde que a confidencialidade estipulada na arbitragem seja comprovada perante o juízo.
• Segredo de Justiça no Processo Penal - Restrito - Art. 189 do Código de Processo Civil - Art. 201. ... § 6º O juiz tomará as providências necessárias à preservação da intimidade, vida privada, honra e imagem do ofendido, podendo, inclusive, determinar o segredo de justiça em relação aos dados, depoimentos e outras informações constantes dos autos a seu respeito para evitar sua exposição aos meios de comunicação.
• Segredo Industrial - Restrito - Art. 195, XIV, Lei nº 9.279/1996 - Art. 195. Comete crime de concorrência desleal quem: (...) XIV - divulga, explora ou utiliza-se, sem autorização, de resultados de testes ou outros dados não divulgados, cuja elaboração envolva esforço considerável e que tenham sido apresentados a entidades governamentais como condição para aprovar a comercialização de produtos.
• Sigilo das Comunicações - Restrito - Art. 3º, V, da Lei nº 9.472/1997 - Art. 3º O usuário de serviços de telecomunicações tem direito: (...) V - à inviolabilidade e ao segredo de sua comunicação, salvo nas hipóteses e condições constitucional e legalmente previstas.
• Sigilo de Empresa em Situação Falimentar - Restrito - Art. 169 da Lei nº 11.101/2005 - Art. 3º O usuário de serviços de telecomunicações tem direito: (...) V - à inviolabilidade e ao segredo de sua comunicação, salvo nas hipóteses e condições constitucional e legalmente previstas.
• Sigilo do Inquérito Policial - Restrito - Art. 20 do Código de Processo Penal - Art. 20. A autoridade assegurará no inquérito o sigilo necessário à elucidação do fato ou exigido pelo interesse da sociedade.
• Situação Econômico-Financeira de Sujeito Passivo - Restrito - Art. 198, caput, da Lei nº 5.172/1966 - CTN - Art. 198. Sem prejuízo do disposto na legislação criminal, é vedada a divulgação, por parte da Fazenda Pública ou de seus servidores, de informações obtidas em razão do ofício sobre a situação econômica ou financeira do sujeito passivo ou de terceiros e sobre a natureza e o estado de seus negócios ou atividades.

Os gestores de unidades e órgãos da universidade podem rever, a qualquer tempo, a classificação atribuída nos processos abertos na unidade SEI, utilizando o menu "Estatísticas" > sub-menu > "Unidade". Em caso de dúvidas, seguir orientação do Cidarq.

Veja a Orientação Conjunta nº 1/2021/ME/CGU do Ministério da Economia sobre Transparência no Processo Administrativo Eletrônico.

Perguntas: