Orientação Técnica Arquivística

A “Orientação Técnica Arquivística” é o suporte prestado pelo Centro de Informação, Documentação e Arquivo (Cidarq) às unidades e órgãos da Universidade Federal de Goiás (UFG) relacionado ao desenvolvimento das atividades de gestão de documentos arquivísticos produzidos e/ou recebidos pelas unidades no desenvolvimento de seu trabalho cotidiano.

O objetivo da orientação é planejar a organização da gestão documental com atividades que atendam a legislação arquivística vigente, de forma a aperfeiçoar a produção, o registro e o fluxo dos documentos, ao mesmo tempo em que permita racionalizar o uso dos espaços de armazenamento, preservando e possibilitando, desta forma, a rápida recuperação dos documentos para garantir o acesso à informação.

Busca-se, também, manter o registro de informações pertinentes para o correto planejamento de atividades referentes à gestão dos arquivos e ao mapeamento de riscos existentes. Com o produto da orientação será possível subsidiar a gestão da universidade com informações necessárias para adequações na gestão documental. As informações serão repassadas ao Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controle da UFG.

O papel do Cidarq neste processo será de orientação, coordenação e supervisão das atividades relacionadas à gestão de documentos desenvolvidas pela unidade demandante. À gestão da Unidade/Órgão demandante compete garantir os meios (mão de obra e recursos) necessários ao desenvolvimento das atividades planejadas no cronograma estabelecido do projeto.

A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991 estabelece ao Poder Público o dever com relação a “gestão de documento”, que é definida como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”, e, também, a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Entende-se por:

• documentos de arquivo: o conjunto dos documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica no desenvolvimento das suas atividades, independente do suporte utilizado para registro, e que são fonte de prova e informação;
• arquivo corrente: o conjunto dos documentos em curso que, mesmo não estando em tramitação, são alvos de frequentes consultas e que, portanto, justifica-se a sua permanência nos setores de trabalho (unidades que os produziram) durante esse período.
• arquivo intermediário: o conjunto dos documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. São os casos, por exemplo, dos documentos que devem ser arquivados por longos períodos até a sua destinação final (guarda permanente ou eliminação). Por questões de economia ou de racionalização de uso dos espaços de armazenamento, dependendo do contexto, esse conjunto documental pode ser movimentado para outro ambiente apropriado onde aguardará a destinação final.
• arquivo permanente: o conjunto dos documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

A legislação arquivística preconiza que a gestão de documentos deve iniciar-se desde o momento da produção e/ou recebimento dos documentos nos setores de trabalho. Dentre os benefícios de uma gestão documental eficaz, incluem-se:

• Produção apenas dos documentos necessários, de forma adequada, com o aperfeiçoamento dos formulários e fluxos processuais, gerando eficiência do desenvolvimento e registro das atividades;
• Preservação, na unidade/órgão, dos documentos utilizados no desenvolvimento das suas atividades pelo tempo necessário;
• Transferência e recolhimento aos arquivos intermediários e permanentes, respectivamente, ou eliminação de documentos que já cumpriram o prazo prescrito na Tabela de Temporalidade, de acordo com as normas arquivísticas vigentes estabelecidas pelo Arquivo Nacional e pelo CIDARQ/UFG;
• Racionalização dos espaços de armazenamento de documentos de arquivo nos setores de trabalho;
• Disponibilidade e acessibilidade da informação, tornando possível o acesso amplo, tanto pela própria Administração quanto pelos cidadãos, colaborando, assim, para a transparência pública da administração;

O tratamento dos documentos é dever do poder público e direito da sociedade, até que se cumpram os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES.

Todas as etapas do processo devem estar em conformidade com as normas e legislação arquivistícas vigentes às quais a UFG, por ser integrante do Poder Executivo Federal, deve observar. É importante que a demanda de “Orientação Técnica Arquivística” formalizada pelos gestores das unidades/órgãos ocorra não apenas em situações em que os depósitos setoriais estiverem lotados ou quando for constatado o extravio de um processo ou determinada informação, mas, que seja uma atividade permanente e contínua. Deve ocorrer de forma integrada entre o setor responsável por coordenar a gestão de documentos no âmbito da UFG e a unidade produtora, a quem compete gerir os documentos na fase corrente.

A “Orientação Técnica Arquivística” será composta das seguintes etapas: 

1. Visita técnica inicial: apresentação à gestão da Unidade/Órgão da equipe do Cidarq; da legislação arquivística; dos instrumentos técnicos arquivísticos utilizados; das etapas; dos papéis a serem desempenhados pelas partes no decorrer das atividades; e conhecimento inicial do ambiente da unidade/órgão.
2. Diagnóstico Arquivístico: levantamento de dados quantitativos e qualitativos, de produção, organização, uso, tratamento e armazenamento dos documentos arquivísticos na unidade, de forma a conhecer o contexto de produção e uso e obter subsídios para a elaboração do Plano de Trabalho. Nesta etapa poderão ser fotografados os espaços, objetos, caixas, armários para registrar as condições de armazenamento iniciais para fins didáticos e comparativos da situação inicial versus situação final.
3. Plano de Trabalho: elaborado com base nos dados obtidos no diagnóstico, descreve os objetivos e metas a serem alcançados, as atividades a serem desenvolvidas, os recursos necessários, os papéis dos agentes envolvidos e o cronograma de execução.
4. Execução do Plano de Trabalho: após a aprovação do plano de trabalho pelas partes envolvidas, inicia-se a fase de execução das atividades planejadas, em conformidade com os recursos disponibilizados pela gestão. À unidade requisitante compete a parte executória das operações, com a colaboração e supervisão do CIDARQ. O acompanhamento do desenvolvimento das atividades previstas no Plano de Trabalho, quando necessário, será documentado em atas ou despachos inseridos no processo criado no SEI para registro de informações sobre o andamento do trabalho em desenvolvimento e assinados pelas partes envolvidas. Outras ferramentas institucionais poderão ser adotadas para monitoramento das atividades.
5. Entrega das atividades previstas no Plano de Trabalho: Apresentação dos resultados e apresentação das demandas existentes para a documentação tratada. 
6. Manutenção e acompanhamento contínuo das atividades de gestão de documentos: quando finalizada a execução do Plano de Trabalho proposto, será necessário o controle e acompanhamento contínuo, de forma que as atividades relacionadas à gestão de documentos tenham continuidade tanto por parte do CIDARQ quanto da Unidade/Órgão.

Ao final das atividades serão elencadas novas demandas de transferência de documentos intermediários ou permanentes ao Cidarq, a depender de infraestrutura (como por exemplo, espaço, arquivos deslizantes, estantes, etc) bem como demandas de elaboração de listagens de eliminação. As demandas de transferência e recolhimento serão tratadas caso a caso, junto com a administração da universidade. Atualmente, o Cidarq não dispõe de espaço físico para recebimento de novos documentos.

• Demandas de eliminação - deverão ser formalizadas para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - Copad, após o cumprimento da etapa 5 ou durante a etapa 6.

A unidade demandante, por meio da sua chefia, deve cadastrar no SEI o processo  Documentação Arquivística: Orientação Técnica Arquivística e anexar o Requerimento de Assistência Técnica Arquivística (formulário), no qual registrará a demanda da orientação. Após o preenchimento e assinatura do documento, o processo deve ser tramitado ao Cidarq, para análise e demais andamentos necessários ao atendimento do pedido.

Acompanhe os processos de atendimento das unidades/órgãos.

Tabela de processos - orientação técnica arquivística.

Material de Apoio:

Em parceria com a Secretaria de Planejamento, Avaliação e Informações Institucionais (Secplan) foram mapeados os processos de trabalho desenvolvido no Cidarq - ver projetos Otimiza Cidarq e Modela Copad.

Mapeamos as atividades de Orientação Técnica Arquivística e os processos de Transferência de Documentação, Recolhimento para Guarda Permanente e Eliminação de Documentos. Realizamos também a elaboração de Procedimentos Operacionais Padrão (POP’s) que servirão de material de apoio no desenvolvimento das atividades.

• Processo - Orientação técnica Arquivística;
• Processo - Recolher, Transferir ou Eliminar Documento:
• Processo Recolher Documento;
• Processo Transferir Documento;
• Processo Eliminar Documento.

Procedimentos Operacionais Padrão:

• Classificar e Destinar Documentos Arquivísticos - físicos;
• Realizar Orientação Técnica
• Solicitar Eliminação de Documento;
• Analisar Solicitação de Eliminação de  Documento Arquivístico;
• Eliminar Documento Arquivístico.

 

Tabela de processos - orientação técnica arquivística