Manual do Usuário do SEI/UFG — Versão 5.0.5
- Apresentação
- Autenticação em dois fatores (2FA)
- Princípios para uso do SEI/UFG
- Metadados do processo
- Produção de documentos
- Comentários no editor
- Visualização e anotação de PDF
- Envio de processo
- Conclusão de processo
- Controle de prazos
- Planos de Trabalho do SEI/UFG
- Pontos de Controle
- Acesso externo
- Peticionamento eletrônico
- Peticionamento com formulário
- Intimação eletrônica
- Vinculações e procurações eletrônicas
- Pesquisa Pública
- Relatórios
- Boas práticas
- Recursos em fase de orientação e implantação na UFG
- Mapa de ícones do SEI/UFG
1. Apresentação
Este manual orienta os usuários internos da Universidade Federal de Goiás (UFG) quanto ao uso das principais funcionalidades do Sistema Eletrônico de Informações (SEI/UFG). O SEI/UFG é um software de governo, desenvolvido pelo Tribunal Federal Regional da 4ª Região (TRF-4) e cedido gratuitamente para uso das instituições públicas, mediante assinatura de Acordo de Cooperação Técnica (ACT).
A versão 5.0.5 incorpora novas funcionalidades e modifica recursos já existentes. Além de explicar a operação do sistema, o manual procura apoiar a produção, a organização, a tramitação e a recuperação dos documentos e processos administrativos da UFG.
2. Autenticação em dois fatores (2FA)
Quando habilitada, a autenticação combina a senha do usuário com um código temporário gerado por aplicativo autenticador. A ativação é iniciada na opção específica disponível na tela de acesso ao SEI/UFG e, durante o procedimento, o sistema orienta a configuração do aplicativo e a validação do código.
A opção de confiar no dispositivo deve ser utilizada apenas em equipamentos adequadamente protegidos e sob controle do próprio usuário.
3. Princípios para uso do SEI/UFG
O SEI/UFG deve ser utilizado como sistema de produção e gestão dos documentos e processos administrativos da UFG. A utilização adequada do sistema depende não apenas do conhecimento dos ícones e menus, mas também do correto preenchimento das informações que identificam cada documento e processo.
Antes de iniciar ou alterar um processo, o usuário deve observar especialmente:
- a escolha correta do tipo de processo;
- o preenchimento da especificação;
- a indicação dos interessados do processo;
- a classificação por assuntos;
- a definição adequada do nível de acesso; e
- a utilização dos tipos documentais correspondentes à atividade realizada.
4. Metadados do processo
Na tela de alteração do processo o SEI/UFG apresenta, entre outros, os campos que identificam e qualificam a autuação.
4.1 Tipo do processo
Identifica a atividade administrativa à qual o processo está relacionado. O usuário deve selecionar o tipo que melhor corresponda à finalidade do processo. Em caso de dúvidas sobre qual o tipo de processo usar, entrar em contato com CIDARQ/UFG pelo e-mail protocolo.cidarq@ufg.br ou por telefone (62) 3521-1055.
4.2 Especificação
A especificação complementa o tipo de processo e identifica concretamente o assunto.
Tipo do Processo: Organização e Funcionamento: Comunicação Interna
Especificação: Divulgação de avisos internos - recesso de fim de ano
4.3 Interessados
Este campo identifica as pessoas, entidades ou unidades diretamente relacionadas ao objeto do processo. Podem ser interessados(as) servidores(as), colaboradores(as), estudantes, pessoas externas, unidades e órgãos da UFG.
4.4 Prioridade
A prioridade é um sinalizador destinado a destacar processos que necessitam de tratamento diferenciado, conforme critérios institucionais.
4.5 Classificação por assuntos
A classificação arquivística vincula o processo às atividades institucionais previstas nos instrumentos de gestão documental utilizados pela UFG e vigentes no Poder Executivo Federal.
Para maiores informações sobre classificação de documentos, consulte as Orientações sobre classificação de documentos no SEI-UFG.
5. Produção de documentos
O SEI/UFG permite produzir, editar, assinar, incluir e organizar documentos relacionados aos processos administrativos.
5.1 Documento produzido no editor
Os documentos internos são criados diretamente no editor do SEI a partir de tipos documentais previamente cadastrados. O usuário deve utilizar o documento adequado à atividade realizada e preencher os campos e conteúdos correspondentes.
5.1.1 O novo editor do SEI 5.0.5
5.2 Documentos externos
Documentos produzidos fora do SEI/UFG podem ser incorporados ao processo como documentos externos. O usuário deverá informar corretamente o tipo de documento, a data, o número, o formato, o nível de acesso e demais informações solicitadas.
5.3 Formulários
Os formulários são documentos estruturados em campos previamente definidos pela Administração do SEI/UFG. Diferentemente do editor de texto livre, o formulário conduz o usuário a preencher exclusivamente as informações pré-estabelecidas.
Na versão 5.0.5, formulários também podem integrar fluxos de Peticionamento e Intimação Eletrônica, conforme configuração institucional a ser estabelecida entre a unidade ou órgão e o CIDARQ/UFG.
6. Comentários no editor
O comentário pode ser utilizado para discussão ou orientação durante a elaboração do documento, sem necessidade de inserir essas observações no texto definitivo.
Figura 4A — Comentário associado ao documento
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Figura 4B — Opções de visibilidade do comentário
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No SEI/UFG estão disponíveis níveis de visibilidade como Todos, Tramitação, Unidade e Apenas eu, conforme a configuração do recurso.
7. Visualização e anotação no PDF
Figura 5A — Inclusão de anotação em documento PDF
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Figura 5B — Visualização do PDF com ou sem as modificações
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O usuário pode realizar o download do documento e escolher entre a versão "Com suas modificações" ou "Sem suas modificações".
8. Envio de processo
Na funcionalidade Enviar Processo, o usuário seleciona a unidade ou as unidades destinatárias.
Entre as opções disponíveis encontram-se manter o processo aberto na unidade atual, remover anotação, enviar e-mail de notificação, definir retorno programado e definir reabertura programada.
8.1 Manter processo aberto na unidade atual
Permite que a unidade remetente continue acompanhando e atuando no processo após o envio. Deve ser utilizada quando efetivamente houver necessidade de atuação simultânea.
8.2 Retorno programado
O retorno programado é utilizado quando a unidade remetente necessita que o processo retorne após determinada data ou prazo. É importante que esta ação seja utilizada com o conhecimento da área demandante e da área destinatária, para evitar falha na comunicação e na determinação dos prazos de retorno.
8.3 Reabertura programada
A reabertura programada possibilita definir o momento em que um processo concluído voltará automaticamente à situação de trabalho em uma data futura.
9. Conclusão de processo
Na conclusão de um processo, o sistema apresenta as opções de "somente concluir "ou "concluir e agendar reabertura na unidade".
A conclusão retira o processo da lista de processos ativos da unidade. O processo continuará disponível para consulta e poderá voltar à atividade quando reaberto ou quando chegar a data configurada para reabertura.
10. Controle de prazos
A funcionalidade controle de prazos permite registrar uma data programada para acompanhamento de um processo.
A visão de controle apresenta informações como processo, unidade responsável, data programada, período restante e situação do acompanhamento. Quando o prazo é ultrapassado, o sistema sinaliza a ocorrência.
11. Plano de Trabalho no SEI/UFG
Dependendo da configuração, os itens podem receber situações de acompanhamento, permitindo identificar etapas em andamento, pausadas, finalizadas ou que deixaram de se aplicar.
12. Pontos de controle
Os pontos de controle permitem identificar estágios ou condições específicas de um processo e podem apoiar o acompanhamento transversal entre unidades.
Exemplos de pontos de controle podem representar situações como demandas em avaliação, em análise técnica, aprovadas, priorizadas, descartadas ou com determinada etapa concluída.
Historicamente, a UFG verificou que a utilização desse recurso exige padronização institucional para evitar a criação de categorias redundantes ou de difícil manutenção.
13. Acesso externo
O SEI/UFG permite disponibilizar processo ou documentos para visualização por usuário externo. O usuário responsável pela concessão deve verificar quais documentos podem ser disponibilizados, o período de validade do acesso e a necessidade de disponibilização integral ou parcial.
A existência de acesso externo não altera automaticamente o nível de acesso dos documentos existentes no processo. Os(As) servidores(as) e colaboradores(as) devem observar rigorosamente as regras de acesso e restrição da informação contida nos documentos.
14. Peticionamento eletrônico
O peticionamento eletrônico permite que usuários externos encaminhem documentos e iniciem procedimentos diretamente pelo ambiente externo do SEI/UFG.
Entre as modalidades principais estão o peticionamento de "Processo Novo" e o peticionamento "Intercorrente" em processo existente.
Após o peticionamento, o sistema gera o Recibo Eletrônico de Protocolo e registra os dados do envio, permitindo rastrear usuário, data e hora, processo, interessados e documentos protocolados.
15. Peticionamento com formulário
Quando configurado dessa forma, o formulário aparece como documento principal do peticionamento e conduz o(a) usuário(a) por campos previamente definidos.
Depois do envio, as informações preenchidas são incorporadas ao processo como documento estruturado.
A UFG deverá avaliar progressivamente quais documentos atualmente exigidos como anexos podem ser convertidos em formulários estruturados, conforme a natureza de cada procedimento.
16. Intimação eletrônica
O módulo de Peticionamento e Intimação Eletrônica permite realizar comunicações formais com usuários externos. A funcionalidade pode controlar situações como intimações pendentes, consultas realizadas, decurso de prazo, respostas e demais eventos relacionados ao cumprimento da comunicação.
A UFG ainda deverá ampliar a orientação institucional sobre o recurso. Processos administrativos com comunicações recorrentes a interessados externos, inclusive procedimentos com prazos definidos, podem se beneficiar dessa funcionalidade.
17. Vinculações e procurações eletrônicas
O SEI 5.0.5 possui recursos para representação de pessoas físicas e jurídicas no ambiente externo.
Podem existir vínculos relacionados a autorrepresentação, responsável legal, procurador e outros poderes previamente configurados. Isso permite, por exemplo, que representante legal de empresa ou advogado atue no sistema em nome da pessoa representada, quando o vínculo estiver devidamente validado.
18. Pesquisa Pública
A Pesquisa Pública permite consultar processos e documentos que podem ser disponibilizados publicamente.
Entre os critérios de pesquisa podem estar número SEI, texto para pesquisa, processo, documentos gerados, documentos externos, interessado/remetente, unidade geradora, tipo de processo e período.
O comportamento da pesquisa para processos restritos difere do ambiente interno do SEI. O módulo de Pesquisa Pública deve apresentar apenas informações e documentos cuja divulgação esteja autorizada.
Quando o número pesquisado corresponder a processo que não possua conteúdo público, a informação exibida ao cidadão ficará limitada aos metadados e demais informações cuja publicidade seja admitida.
19. Relatórios
O SEI disponibiliza relatórios relacionados às atividades da unidade, entre eles informações sobre acervo, atividades, contatos temporários, vinculações e procurações eletrônicas e intimações eletrônicas, conforme os recursos habilitados.
O Relatório de Atividade na Unidade permite pesquisar atividades por usuário, período e tipo de informação. Os relatórios devem ser utilizados como instrumentos de acompanhamento e gestão, observadas as limitações de cada conjunto de registros.
20. Boas práticas
O(A) usuário(a) deve:
- preencher adequadamente os metadados do processo;
- utilizar a especificação para identificar concretamente o assunto;
- indicar corretamente os interessados;
- evitar manter processos abertos apenas para lembrar providências futuras quando houver recurso apropriado de prazo ou reabertura;
- utilizar comentários apenas para comunicação auxiliar;
- produzir documentos formais quando a informação precisar integrar os autos;
- adotar o nível de acesso compatível com a informação;
- escolher corretamente os tipos de documentos e de processos;
- preservar os registros relevantes da atividade administrativa; e
- utilizar formulários institucionais quando disponíveis.
21. Recursos em fase de orientação e implantação na UFG
Alguns recursos do SEI/UFG ainda dependem da conclusão de testes, definição de procedimentos institucionais ou produção de orientações específicas.
Este Manual será ampliado à medida que forem concluídas as tratativas relacionadas, entre outros temas, à tramitação externa pelo Tramita GOV.BR, integrações entre sistemas, novas modalidades de acesso e assinatura, ampliação do uso da Intimação Eletrônica e procedimentos de gestão de perfis e permissões.
A administração do SIP e a gestão especializada de perfis e permissões serão tratadas em material específico.
22. Mapa de ícones do SEI/UFG
Esta seção pode ser utilizada como referência rápida para as principais ações descritas neste Manual.
| Acesso externo Gerenciar disponibilização de acesso externo. |
Enviar processo Tramitar o processo para outra unidade. |
Concluir processo Encerrar a atuação da unidade naquele processo. |
| Comentários Inserir ou consultar comentários associados ao documento. |
Controle de prazos Acompanhar datas programadas e prazo restante. |
Pesquisa Localizar processos e documentos. |
Pró-Reitoria de Tecnologia da Informação e Comunicação - Protic
Centro de Informação, Documentação e Arquivo — Cidarq
Manual elaborado para orientação dos usuários do Sistema Eletrônico de Informações — SEI/UFG.